Por Rejane Albuquerque
A Gestão Orçamentária nada mais é que um plano financeiro baseado nas receitas e despesas de uma empresa, esperadas ao longo de um período. Ela ajuda a estimar os gastos, identificar o capital disponível e prever a receita.
Organizações que deixam a gestão orçamentária de lado podem ter dificuldades com inúmeros processos, como prestação de serviços e compras, por exemplo. A médio e longo prazo, o desempenho e o resultado podem ser afetados de maneira drástica.
Ter um bom software de gestão à disposição pode fazer toda a diferença na hora de elaborar a gestão orçamentária, pois ela contribui para a automatização de vários processos inerentes à estruturação de um orçamento em um escritório de advocacia. Além de aumentar a produtividade dos colaboradores responsáveis que podem mover o foco para demandas analíticas, em vez de se preocuparem somente com pontos operacionais, faz com que esse tipo de solução auxilia, também, na redução de custos. Afinal, o número de falhas diminui com o auxílio de um recurso desenvolvido para essa finalidade.
Por que lidar com uma série de procedimentos e documentações se é possível reunir todos os itens indispensáveis para o controle orçamentário em uma só ferramenta? Tenha em mente que, se há menos burocracia, maiores são as chances de otimizar a atividade em questão e ganhar tempo.
Organizar o fluxo de caixa é um grande desafio para muitos gestores financeiros. Nesse sentido, o primeiro e mais importante passo a ser dado consiste em identificar todas as receitas e despesas, determinando um período específico para acompanhá-las.
Além disso, as contas (a pagar e a receber) também devem ser registradas, de modo que sejam facilmente compreendidas pelos colaboradores que cuidam do setor.
Outra boa recomendação para manter o fluxo de caixa em dia é agrupar saídas e entradas em centros de custos (bancas, núcleos, áreas de atuação, etc). Assim, por meio da setorização, há como verificar quais serviços e produtos impactam mais os lucros.
Acompanhar as métricas-chave e outros índices de desempenho também é algo determinante para saber se as estratégias adotadas estão trazendo os resultados esperados, ou não. Mais do que ter disciplina para checá-las, é fundamental avaliar as práticas exercidas com cuidado, afinal, uma ação pode fazer sentido no planejamento, mas repercutir de outra forma na prática. Portanto, se necessário, promova modificações no meio do caminho.
Fazer projeções e análises de cenários é outra medida indispensável para a preparação de diferentes situações em que uma empresa pode se encontrar. Para evitar que o negócio seja afetado negativamente por imprevistos ou acontecimentos externos.
Para isso, é preciso projetar pelo menos três diferentes cenários:
Remoto: consiste na previsão das piores hipóteses em que o escritório pode se encontrar, como problemas no mercado, redução de ganhos, aumento de custos, redução de demanda e etc;
Provável: é o momento em que as circunstâncias internas e externas estão favoráveis, isto é, ela consegue manter os custos baixos, atingir metas e objetivos de faturamento, entre outros aspectos;
Possível: trata-se da projeção mais próxima da realidade.
Durante muitos anos, o orçamento anual era determinado pela presidência ou diretoria de forma generalizada, e comunicada aos demais departamentos. Mas hoje em dia, as organizações têm aderido ao conceito de orçamento descentralizado ou, como também é chamado, orçamento colaborativo.
Nesse formato, cada setor da empresa fica responsável pela sua própria gestão orçamentária, o que ajuda a fomentar o engajamento entre os colaboradores que participam de cada etapa do processo.
Não importa se o seu negócio realiza o planejamento orçamentário de acordo com a sazonalidade, ou apenas uma vez ao ano. O fato é que o modelo colaborativo tem se mostrado muito eficiente, e isso está ligado diretamente aos profissionais que atuam naquele setor, o que contribui com a minuciosidade e eficiência dos custos.
Uma das principais razões pelas quais muitas empresas falham na hora de realizar o planejamento orçamentário é a falta de detalhes financeiros, isto é, investimentos que serão realizados, custos operacionais (inclusive aqueles que pareçam insignificantes) e outras despesas que devem ser baseadas no histórico do ano anterior.
O fluxo de caixa pode ser impactado por gastos que, muitas vezes, são considerados irrisórios, geralmente por algum erro de cálculo. Ele se aplica aos encargos tributários que sofrem pequenos aumentos, variações de custos com matéria-prima ou fornecedores, despesas com RH, entre outras questões.
Ao realizar um orçamento bem detalhado, você consegue extrair informações importantes para o planejamento financeiro.
O acompanhamento constante permite ao gestor analisar indicadores de rentabilidade e lucratividade, como Ebtida ou Lajida: uma métrica de lucratividade utilizada para avaliar o desempenho operacional. Pode ser visto como uma proxy do fluxo de caixa de todas as operações.
Margem de Lucro: informações disponíveis no orçamento permitem que gestores consigam medir o percentual de lucro de cada receita, o que facilita a análise da margem de lucro e ajuda no planejamento de ações.
Ponto de Equilíbrio: com o orçamento você consegue conhecer os custos fixos e variáveis ou uma boa aproximação deles. Dessa forma, é possível aplicar a fórmula do ponto de equilíbrio, usada para descobrir quanto um escritório precisa faturar para não ficar no prejuízo.
Outro ponto importante na gestão orçamentária é a análise de resultados. É natural que a partir de um aumento nas receitas, também haja aumento nos custos. Fazer ”mais com menos” é um dos princípios de gestão eficiente, porém, é aceitável que seja necessário investir para aumentar a produtividade.
Existe uma grande diferença entre “orçamento” e “processo orçamentário”. Enquanto um é “planejamento”, o outro é “execução”. É papel do gestor garantir que a rotina organizacional-financeira esteja alinhada ao planejamento orçamentário com disciplina, organização e responsabilidade!
Infelizmente, pouquíssimos escritórios de advocacia possuem gestão financeira, tampouco orçamentária. Tal realidade reforça o porquê de tantos escritórios abertos e tão poucos em expansão constante.
Por fim, a partir dos benefícios citados, fica evidente a fundamentalidade de fazer gestão!
Gestora Administrativa Financeira do Lara Martins Advogados. Pós graduada em Recursos Humanos e em Gestão Jurídica. Especialista em Controladoria Financeira.
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