Por Rejane Albuquerque
A governança numérica se ajusta perfeitamente à necessidade de embasamento numérico e objetivo na tomada de decisão (seja ela estratégica ou operacional) pelos gestores das empresas, em especial, pelos sócios que desempenham função de gestores nos escritórios de advocacia.
As decisões tomadas por gestores compõem-se de dois elementos importantes para o atingimento do sucesso: primeiro, em informações objetivas contidas em todos os relatórios gerenciais existentes e pelo conhecimento transformado em experiência acumulada; e, em segundo, o feeling do gestor, que envolve uma visão estratégica empresarial e de mercado, e na sua afinidade ou aversão a riscos.
Para se obter relatórios gerenciais relevantes e confiáveis é necessário que as informações estejam armazenadas, de forma bem dimensionada e construída. Assim:
– cadastro de clientes com informações corretas e relevantes;
– cadastro de assunto, com descrições e características detalhadamente definidas como áreas e profissionais envolvidos;
– cadastro de profissionais com senioridade, experiências, remuneração e responsabilidade;
– orçamentos detalhados e elaborados;
– timesheet correto e tempestivamente preenchido por todos os profissionais e, novamente, com as informações relevantes de cada trabalho;
– controle e identificação de todos os documentos elaborados e envolvidos em cada trabalho com proposta, contrato, petições etc.
– informações detalhadas contidas nas faturas emitidas com valores, horas cobradas (ou não), descontos concedidos, prazos, datas de pagamentos etc.
A análise e combinação inteligentes dessas informações podem produzir relatórios que mostram uma imagem do negócio. A partir daí, será preciso alimentar o ciclo retro que permeia o processo do negócio.
À medida que as empresas se desenvolvem e passam a encarar seus desafios e oportunidades, geram intuitivamente os processos internos de funcionamento (normas, sistema, organização e pessoas).
Esses processos, ao longo do tempo, vão sendo atualizados e otimizados por meio de aprendizado e vivências. No momento que estão sedimentados à extração das informações, se tornam vital para a consolidação desse aprendizado.
Da análise e interpretação dessas informações extraímos as bases para o desenvolvimento da chamada “inteligência estratégica” que servem de suporte para decisões. Esse é um processo de retroalimentação, para que seja positivo e capaz de levar o escritório a outro patamar de gestão e competitividade. Dessa forma, é necessário que seja um ciclo virtuoso, com crescente sofisticação e objetivos claros.
Por vezes, os aspectos administrativos e burocráticos são relegados em segundo plano, ou os profissionais jurídicos são ocupados demais com esses aspectos. O problema reside no fato de que são esses profissionais que detém as informações corretas e precisas para o preenchimento, e delegar esse trabalho para o staff ou back office dá a falsa sensação de eficiência e rapidez, porém, com uma consequência potencialmente desastrosa para o futuro.
Outro assunto a ser considerado é a definição da responsabilidade pelo acompanhamento dos cadastros. Isso inclui o gerenciamento desde a criação das informações iniciais, até a atualização e manutenção periódica e a garantia de que todos os campos estejam devidamente preenchidos.
Para o mercado jurídico, existe uma ferramenta importantíssima e que gera uma série de indicadores que faz o balanço entre demanda e mão de obra, conhecido por timesheet, possibilitando a gestão eficiente da equipe, alocação de recursos, avaliação de desempenho e gerenciamento de todos os assuntos que estão sendo retratados internamente. Apesar de ser uma ferramenta fundamental para a gestão operacional, muito escritórios relutam em adotá-la.
Entendendo a governança como operação jurídica, a organização, a gestão da equipe, a gestão econômico-financeira, o marketing e estratégia, outra observação importante é a origem dos dados e a facilidade com que eles são obtidos. A adoção de uma plataforma atual e integrada que possibilita a captação rápida das informações que irão compor o dashboard é fundamental para a eficiência e confiabilidade dessa ferramenta.
É novamente importante por proporcionar o alinhamento de informações para a tomada de decisões de maneira assertiva pelos gestores da empresa, atendendo a critérios regulamentadores. Uma empresa que possui controle e avalia os indicadores consegue alinhar a visão e o foco em resultados, sem se desviar por ideias individuais, que não representam a essência do seu negócio.
Gestora Administrativa Financeira do Lara Martins Advogados. Pós graduada em Recursos Humanos e em Gestão Jurídica. Especialista em Controladoria Financeira.
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