Por Rejane Albuquerque.
Gestora Administrativa Financeira.
“Se você não sabe para aonde quer ir, qualquer caminho serve”. Alice no País das Maravilhas.
As funções administrativas classificam-se em planejamento, organização, direção e controle. Planejar é tomar decisões antecipadamente, organizar é distribuir responsabilidades, dirigir é fazer a condução do negócio para manter os resultados e controlar é avaliar os resultados em relação às metas traçadas e agir no sentido de corrigir eventuais intercorrências nas metas do escritório.
O objetivo de uma empresa é criar valor econômico, como se o escritório tivesse à venda todos os dias e o advogado se perguntasse: o que fiz hoje, e as decisões tomadas, contribuíram para elevar o valor de serviço do meu escritório?
O escritório de advocacia, visto como um processo combina recursos físicos, financeiros, humanos e tecnológicos, cuja resultante é a produção de inteligência nos serviços jurídicos. Isso resulta em uma movimentação física denominada ciclo operacional.
Em cada etapa do ciclo operacional, o escritório necessita empregar recursos para pagar suas contas, sucedendo em saídas de caixa. Por outro lado, recebe recursos provenientes da venda dos seus serviços, resultando em entrada de caixa e estruturando um segundo ciclo, o financeiro.
Antes de partir para o planejamento, é essencial que o gestor legal organize primeiramente o funcionamento dos principais processos operacionais do escritório, tornando o ciclo operacional autofinanciável e garantindo o retorno do capital investido, traduzido em indicadores.
A maior vantagem do planejamento é poder antecipar-se às mudanças, tomar decisões em tempo hábil e agir de forma proativa.
Uma das ferramentas neste sentido é o orçamento, com controles subdivididos em: Fluxo de Caixa e Demonstrativo de Resultados.
Quando falamos em um planejamento financeiro de curto prazo, isto é, com a preocupação de uma gestão operacional, o ideal é fazer um fluxo mínimo de três meses, com controle mensal. Se voltarmos o objetivo para um período de médio e longo prazo, ou seja, com visão estratégica, o mínimo recomendável é de um ano.
O processo de elaboração do fluxo de caixa consiste na montagem de uma infraestrutura de informações (entradas e saídas), que permita projetar e conhecer com antecedência a futura posição do disponível, ou saldo final de caixa, que poderá ser positivo ou negativo.
As seguintes etapas devem ser seguidas: definição das previsões de entrada de honorários e custos e despesas, apropriação dos recebimentos operacionais e média de recebimento por tipo de honorários.
Para o Demonstrativo de Resultados utilizamos a mesma base orçamentária utilizada no fluxo de caixa, o que muda é o tratamento da informação. No fluxo, utilizamos o regime de caixa, no demonstrativo, utilizamos o regime de competência.
No fluxo de caixa fazemos a seguinte pergunta: qual o resultado financeiro (saldo final de caixa) projetado para um determinado período? Na Demonstração do Resultado em Exercício (DRE) a pergunta é: qual o resultado econômico (lucro ou prejuízo) projetado do escritório ao final de determinado período?
O passo a passo para elaboração de um DRE: Plano de contas; previsão de honorários, apropriação dos impostos sobre honorários, apuração do custo dos serviços, apropriação das despesas administrativas, cálculo da margem de contribuição, apropriação dos custos e apuração do resultado final.
Partindo-se do valor de honorários e subtraindo-se os custos fixos e variáveis, obtém-se o resultado final do escritório, denominado de lucro ou prejuízo. Lembre-se que no fluxo de caixa também se apura o resultado final, porém chamamos de superávit ou déficit.
Gestora Administrativa Financeira do Lara Martins Advogados. Pós graduada em Recursos Humanos e em Gestão Jurídica. Especialista em Controladoria Financeira.
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