As implicações e dúvidas que surgem com a implementação do eSocial vêm sendo uma das atuais preocupações de empresários, contabilistas, gestores e profissionais de recursos humanos. Por mais que o debate seja contemporâneo, o assunto é antigo. O eSocial é um projeto do governo federal, que foi instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, para desenvolver um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias em ambiente virtual, integrando o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, que já passou por várias fases.
Uma das finalidades é simplificar a burocracia a que os empresários e profissionais são submetidos. Além disso, ele torna as práticas das empresas mais transparentes, fazendo com que algumas condutas em desacordo com a legislação sejam facilmente conhecidas pelas entidades de fiscalização.
Sua implantação foi dividida em etapas para que as empresas pudessem se adaptar à nova prática. Deste modo, ele já vem sendo utilizado por um grupo de empresas com porte maior. Já as empresas com porte menor, se não prorrogado o prazo, deverão concluir a primeira etapa de utilização, que é o cadastro do empregador e tabelas, até 31 de agosto de 2018.
Gradativamente e até o final de 2019, pretende-se utilizar o programa plenamente, inclusive para a Administração Pública, com a unificação de 15 obrigações em uma (para quem está familiarizado: GFIP, CAGED, RAIS, LRE, CAT, CD, CTPS, PPP, DIRF, DCTF, QHT, MANAD, folha de pagamento, GRF e GPS, rotina dos departamentos pessoais).
Vista sob o aspecto da evolução, a implementação do eSocial pode ser uma excelente oportunidade para que as empresas mudem aspectos negativos de sua cultura e exijam mais organização e integração de suas equipes e prestadores de serviços, o que pode melhorar a performance dos negócios.
Embora nenhuma obrigação legal das empresas tenha sido alterada, ocorreu a mudança da forma de se comunicar com o governo. Isso requer harmonia entre os dados apresentados, a realidade vivida e a legislação aplicável. Ou seja, a empresa deve orquestrar diversas áreas e agentes, sejam do setor financeiro, contábil, fiscal, RH, jurídico e prestadores de serviços.
Em decorrência dessa necessidade de cumprir suas obrigações, os processos internos da empresa devem ser adequados para evitar erros, omissões, atrasos e não conformidade. Definir e planejar as rotinas trabalhistas da empresa diante dessas exigências passa de importante para urgente e um de seus principais aspectos que requer atenção é o jurídico.
A assessoria jurídica é que avaliará se as práticas trabalhistas do empregador estão em conformidade com a lei, o que requer conhecimento pleno da legislação trabalhista. Questões envolvendo cartões de ponto, jornada, compensação, férias, remuneração, saúde e segurança do trabalho, e outros, são sempre pontuais e exigem estudo e análise subjetiva.
Além disso, a assessoria jurídica auxilia a empresa a adotar mecanismos jurídicos para se resguardar nesse cenário. Por exemplo, nos casos em que o funcionário deve prestar informações para a empresa informar ao governo, como nos de entrega de atestados médicos e retificação de documentos, adotando-se o uso de um sistema de conduta, com deveres e penalidades (advertências, suspensões, etc). O mesmo vale para terceirizadas que mantém vínculo contratual com empresas tomadoras de serviços.
Mesmo que a implantação possa gerar um incômodo inicial, a transmissão virtual de informações, com unificação, rapidez e agilidade, é uma etapa do processo evolutivo e que, cedo ou tarde, impactaria nas empresas. Com uma equipe integrada e assessorada juridicamente, os empregadores podem migrar para essa nova fase com mais segurança e dispor dos benefícios que o eSocial trará para a organização de suas rotinas e procedimentos.
Advogada e mediadora de conflitos. Pós-graduada em Direito do Trabalho e Processo do Trabalho, especialista em Direito Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas e pós-graduada em Direito do Agronegócio, Meio Ambiente e Desenvolvimento na Universidade de Rio Verde. Membro da Comissão Especial de Direito do Agronegócio e da Comissão de Conciliação, Mediação e Arbitragem da OAB de Rio Verde.
